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挨拶状の宛名が掛かれた封筒

社会人の常識!挨拶状の基本的な書き方ポイントまとめ(縦書き/封書)

「そもそも挨拶状って何!?」という人も多いのではないでしょうか。挨拶状にもルールがあり、社会人の常識とも言えます。知っているのと知らないのとでは、印象は大違い!恥をかく前にマスターしておきたいですね。

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知っているだけで好印象!挨拶状の書き方基本的なポイントまとめ

挨拶状はビジネスだけでなく、プライベートでも引越しや結婚の報告などで使用します。ビジネスでは、転勤や退職など個人のことを伝えるための送るものもあれば、社長や社名が変わったことを伝えるなど、会社として送るものもあります。

挨拶状は、自分や会社の近況をお世話になっている人(お得意先など)に知らせるものです。メールで済ませることも可能な時代ですが、改まった形でのお知らせが必要になることが、ビジネスシーンにおいては多数あると言えるでしょう。

挨拶状にはハガキと封書、どっちが良いの?

封書とはがき

ハガキと封書では、封書の方がよりフォーマルな印象を与えるでしょう。しかし、やはり封書の方が費用は高くなりますから、「何でも封書で送れば良い」というわけにもいきません。簡単に済ませて良い挨拶状ははがきで良いですが、どちらか迷う場合には、封書の方が確実と言えます。

また、用途や伝えたい内容、送る相手によって、ハガキにするか封書にするかを判断することも必要です。

~ 封書が適している主なケース ~

  • プライバシーに関わる内容や他の人の目に触れて欲しくない内容の場合
    ハガキの場合は、誰の目に触れるかはわかりません。封書で送る場合にも、送った相手以外に開封して欲しくない場合には「進展」と表記しましょう。
  • 目上の人に送る場合
    相手によっては、はがきで送ることが失礼に当たることも…。より丁寧な形で送るべき時には、封書が適しています。
  • 伝えたい情報量が多い場合
    はがきの場合はスペースが狭いですから、伝えられる情報量も限られてしまいます。

非常識だと思われないために知っておくべき挨拶状書き方のルール【封書/縦書き】

ビジネスシーンで、挨拶状を送ることも多いかと思いますが、書き方次第では「非常識」「ビジネスマナーを知らない」といった印を与えてしまいます。 できる人なら知っているはず!?の挨拶状の書き方を、改めて確認することをお勧めします。

表書き(宛名書き)のルール

表面の宛名書きの例 封書の挨拶状宛名書きの例(表面)
  • 住所を改行する場合は2行目以降書き出しは1文字分あける
    住所が長く2~3行になってしまう場合には、2行目以降の書き出しを下げます(縦書きの場合)。 区切りの良いところで改行するようにしましょう。(ビル名の途中で改行したりしない)
  • 縦書きの時は漢数字を使用する
    横書きの時は算用数字を使用しますが、縦書きの場合は漢数字を使用します。 「35」の場合、「三五」とするのか「三十五」とするのか迷うかと思いますが、どちらでも通じますが、「三十五」と書く方が一般的でしょう。また、「10」の場合は「十」とします。
  • 名前を大きく書く
    宛名面には、住所や社名、役職名、個人名などを書きますが、全て同じサイズで書くのではなく、住所は小さめに、会社名と個人名は大きめに書きましょう。役職を記載する場合には、個人名の上に小さめで書きます。
  • 株式会社・有限会社を略さない
    株式会社を(株)、有限会社を(有)と略して記載することもありますが、挨拶状では略さず正式に書きましょう。

裏面のルール

裏面の差出人の書き方の例 封書の挨拶状差出人の書き方の例(裏面)
  • 差出人の住所はセンターよりも左側に書く
    センターラインをはさんで右側に住所、左側に差出人名となるような書き方もOKです。
  • 綴じ目に「〆」または「封」の字を書く
    「〆」「封」のほか、「緘」でも良いです。もちろん、封はのり付けします(テープなどはNGです)。
  • 差出人(名前)の書き出しは、住所よりも下げる
    縦書きの封筒を使用する場合、住所の書き出しよりも差出人名の書き出しを下げます。
  • 左上に日付を記載する
    投函した日なのか、文面を書いた日なのか…と迷う人もいると思いますが、郵送する日付を書くと良いでしょう。

文面のルール

  • 同じ相手に文章の使い回しをしない
    同じ相手に同じような内容の挨拶状を差し出す場合でも、中身をそのまま使い回すのはNG。 相手も気付くとは限りませんが、手を抜かず新たに文章を作る必要があります。
  • 単語の途中で改行しない
    一つの単語が2行にまたぐことがないように改行する必要があります。
  • なるべく手書きで書く
    手書きの方が好印象です。印刷する場合には、余白などに一言でも手書きのメッセージを付け加えると良いでしょう。
  • 起首と結語を適切な組み合わせにする
    起首が「拝啓」の場合は「敬具」、「前略」の場合は「草々」など、起首と結語の組み合わせには決まりがあります。正しく使用することが大切です。